为规范和加强我校研究生学位档案材料的归档管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《成都理工大学档案管理办法》，结合我校实际，特制定本办法。

一、归档范围及保管期限

研究生学位档案材料是指我校在授予博士、硕士学位工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，主要包括：

二、归档时间

每年6月或12月授位的学生，其学位论文及评审材料归档时间分别为当年9月30日或次年3月30日前。

三、归档管理工作

1、档案馆为归档工作的业务指导及监督部门。负责提供归档材料的科学整理、分类移交等归档过程中的业务指导，并监督相关部门及时规范化移交。

2、研究生院为我校研究生学位档案归档工作的主管部门，负责归档工作的布置、督促与随机抽查工作。

3、各学院为本院研究生学位档案归档工作的二级管理单位，根据主管部门的统一布置和要求，指定专人负责学位论文和论文答辩、学位评审材料的收集、整理等具体工作，并按规定向校档案馆移交研究生学位论文及评审材料，完成归档工作。

4、博士研究生的学位档案材料由研究生院负责整理并向档案馆归档，硕士研究生的学位档案材料由各学院负责整理并向档案馆归档。

四、归档要求

1、指定专人负责，按时移交。

我校严格实行材料形成单位立卷归档制度，研究生学位论文、研究生学位评审材料的归档工作由研究生院和各学院指定的专人负责。（建议由学院研究生教学秘书负责此项工作。）

2、材料规范、齐全完整。

（1）学位评审材料的填写一律使用碳素钢笔或签字笔, 严禁使用一般圆珠笔和铅笔；采用规范字体, 字迹清晰、工整、无涂改；各项填写项目必须全逐一填写, 杜绝缺漏；每一项内容都要求相关责任人亲自填写, 不能存在剪切粘贴现象。

（2）研究生学位论文和学位评审所涉及的归档材料需进行全面的收集，既不重复也不缺漏。

3、材料需进行合理的排序、整理及分类后移交。

（1）以一个学生个体为单位，将论文正本及答辩材料成套集中整理。

（2）按学校统一的学位评审材料封面和目录，将学位申请书、答辩情况、授位决议书、专家评阅书等材料按序排列。封面及目录样式详见附件一《成都理工大学学位评审材料封面》（应将封面中“档号”一栏的“年份”替换成实际授位年份后再打印）和附件二《成都理工大学研究生学位论文评审材料目录》。

（3）所有材料大小需为标准的A4纸张大小，对于小于A4的纸质材料，应统一张贴在A4大小的纸张上。论文答辩评定票可直接张贴到评审材料封面最后一页上。具体张贴方式见附件三“学位论文答辩评定票张贴页模板”。

（4）排序后的所有材料凡是有文字、图片、表格等信息记录的页面均需逐页标注页码。（从学位申请书封面带字页算起，见字标页，直至最后一页）。页码编写位置：正面为页面的右下角，反面为页面的左下角。页码编写完毕后将每样材料的起止页码信息填写于目录中。

（5）学院按照专业相对集中的顺序进行分类后统一移交。

4、学位评审材料的扫描：

（1）扫描内容为学位评审材料中的学位申请书、授予学位决议书、论文专家评议书、论文学术评语（即不包含封面、目录和答辩评定票）。

（2）应确保扫描电子文件的内容与归档的纸质内容完全一致。

（3）采用A4幅面高速扫描仪扫描的，扫描前应保证材料中的装订物已全部拆除并且纸张状况良好（平整、厚度适宜、不受损害），A3大小的纸张可裁切成标准大小后再自动进纸扫描。采用平板扫描方式的，扫描后应对图像进行纠偏、去污、裁边等处理。

（4）扫描电子文件采用PDF格式存储；扫描分辨率应大于或等于200pdi；扫描色彩模式应为彩色。

（5）扫描电子文件如果以每件学位评审材料为一份文件存储的，该电子文件以对应学生的学号来命名；扫描电子文件如果以每页材料为一份文件存储的，应为该套学位评审材料建立相应文件夹，每份电子文件以“学号+‘，’+页码”形式来命名。

5、按归档材料顺序提供相关负责人审核签字的详细移交清单，其中纸质清单一式两份、电子清单一份，清单样式参见附件四。

五、归档流程及具体操作规范

1、研究生答辩前，由研究生院学位办进行资格审查，检查相应材料是否齐全、规范。审核通过的，由各学院组织答辩。

2、研究生答辩时，答辩秘书应做好答辩记录，并协助答辩委员会做好答辩决议的签字与答辩评定票的统计、整理后交学院研究生教学秘书。

3、各学院学位评定分委员会秘书负责做好学位评定分委员会相关决议记录；各学院研究生教学秘书将整理好的学位申请材料报校学位办。

3、研究生院学位办负责审查学位申请材料后提交校学位评定委员会审议，并根据校学位委员会会议决议情况将校学位评定委员会授予学位决议书及学位申请材料返回各学院。

4、各学院学位档案归档工作人员按照归档要求收集整理好学位论文和学位评审材料后向档案馆归档。

5、涉密论文和档案材料除按上述流程外，还应按照学校涉密及保密相应规定办理审批手续。

6、归档流程图

注：向学位办提交的清单内容参考《硕士学位论文与评审材料归档移交清单》。

六、本办法由研究生院和档案馆负责解释。

七、本办法自发布之日起执行。

附件一：《成都理工大学学位评审材料封面》

附件二：《成都理工大学研究生学位论文评审材料目录》

附件三：学位论文答辩评定票张贴页模板。

附件四：《硕士（博士）学位论文与学位评审材料归档移交清单》