各学院及相关单位：

为确保及时、准确、安全地将毕业生档案转递到档案接收单位，现将2019届毕业生档案转递工作相关事宜通知如下：

一、毕业生归档材料的收集、整理

1.毕业生应归档材料的范围

各类毕业生在校期间形成的应归档的材料主要包括：

（1）本专科毕业生：学生登记表、就业通知书、毕业生登记表、学籍成绩卡（含二学位或二专业成绩单）、授位决定、毕业体检表、学年综合素质测评表、党团材料、评优评先与获奖的审批表、处分文件等。

（2）毕业研究生：硕（博）士报考材料、就业通知书、毕业生登记表、学籍成绩卡、授位决定、毕业体检表、学年鉴定、党团材料、评优评先与获奖的审批表、处分文件等。

2.档案材料的收集与鉴别

（1）各学院应在6月23日前完成我校2019届毕业生的上述档案材料的收集工作，确保各类档案材料应归尽归。

（2）各学院在收集毕业生应归档的各类材料时，要认真鉴别。属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，对象明确，具有形成材料的日期，经组织审查签署意见并盖章后方能归档。

3.档案材料的整理

（1）各学院应将收集齐全的毕业生归档材料，按照“先按人归类、再按学号排序”的原则，整理为每人一套（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内），再按学号从小到大顺序进行排列。

（2）各学院须认真核对毕业生归档材料有无多装、漏装、混装，特别注意避免同名同姓的学生档案的错装。

（3）本专科毕业生档案材料应在7月5日前完成整理工作；毕业研究生档案材料应在6月28日前完成整理工作。

4.档案材料的造册登记

各学院将整理好的毕业生档案材料逐份进行登记，形成一式两份的《成都理工大学毕业生档案材料转递清单》，由学院和档案馆各留存一份。特殊情况须在清单备注栏中做出说明，如无派遣情况：包括降级（注明降入班级）、休学、专升本、考取本校研究生、西部计划志愿者等。

二、毕业生档案的装档

2019届毕业生的档案在各学院集中整理、封装、转递。

毕业研究生档案材料转递时间为7月1日-7月5日，本专科毕业生档案材料转递时间为7月8日-7月12日。各学院应将本院的转档负责人、装档时间、装档场地等情况报档案馆，以便档案馆安排专人上门指导、统筹协调装档转递时间和联系邮政公司上门揽件。

第一步，领取入学前的材料。各学院于6月14日-6月21日到档案馆清点、领取本学院毕业（含结业）生入学前的档案材料和学生档案信封，形成入学前档案材料出库清单（一式两份）。

第二步，收集在校期间的材料。各学院应在6月23日前收集汇总毕业生在校期间形成的各类材料，并进行整理排序，登记，形成毕业生档案材料转递清单（附表1、2，一式两份）。

第三步，合并档案材料。各学院应在7月5日前（研究生在6月28日前）将毕业生在校期间的档案材料和入学前的档案材料进行合并，并认真核对有无多装、漏装、混装。

第四步，领取封装材料。各学院应在封装档案前到档案馆领取打印好的EMS详情单、EMS信封。

第五步，装档案袋。将清点无误的合并档案密封后装入EMS信封，并再次核对两者是否一致。

第六步，封口、排序。将需要投寄的EMS信封进行封口，并在封口处贴上加盖了学院公章的密封签。将所有档案按照档案转递清单上的顺序进行排列。

第七步，清点、转递。将排序的档案交由邮政公司工作人员进行清点。清点无误后，由邮政公司收件。邮政公司在全校集中收件完成后将EMS交寄单（一式两份）返回学校，档案馆和学院各自留存备查。

三、毕业生档案的转递与查询

（一）档案转递阶段

1.2019年毕业生档案将在学院封装完毕后，当天寄送。

2.档案发出后，相关数据经处理后，档案馆工作人员上传到档案馆网站，提供查询。

3.更改档案转递信息的说明

（1）集中改派期间（6月25日至7月2日）形成的就业通知书（报到证白联），由就业指导中心集中交各学院装入学生档案，保证学生档案中的就业通知书与档案接收单位一致。

（2）集中改派期过后（7月3日至7月7日）形成的就业通知书由学生本人交档案馆进行数据修改，保证学生档案转递到新的报到单位。

（3）毕业生档案集中转递期（7月8日至7月12日），学校不再办理改派。

（4）7月12日后形成的就业通知书，交给学生本人。学生应凭新的就业报到证和就业通知书联系原档案接收单位办理档案转递事宜。

（5）研究生院数据于6月26日发送到EMS，硕博士研究生档案转递工作于6月27日至7月5日之间完成。

（二）毕业生档案去向查询

请各学院务必告知毕业生要做好本人档案的查询与确认工作。

1.毕业生务必重视自己的档案。学生档案是人事档案的基础。毕业生参加工作后个人转正定级、干部身份的确定、工龄计算、社保受保、退休金、养老金的计算，职称评定和工作调动等都要通过档案审核。考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等必须开具相关档案证明。如果丢失人事档案原始材料将无法补齐。学生档案不能本人自带，不要自行保管，更不要弃档，以免给今后的工作、生活带来不必要的麻烦。

2.毕业生离校后，应及时跟踪查询档案投递状况。

（1）自主查询。

首先，获取快递单号。毕业生可在档案馆主页“毕业生档案去向查询”一栏查询档案快递号和档案去向。

然后，跟踪快递投递状况。学生可通过邮政11183/11185电话、关注“EMS中国邮政速递物流”微信公众号或登陆www.ems.com.cn网站进行跟踪查询。特别提醒：档案投递出去一年后，邮政公司将不再受理查询。

毕业生应及时到本人就业单位或档案的接收保管机构（如人才交流中心）查询、确认本人档案是否已经送达。如档案接收单位未收到档案，请尽快联系邮政公司或学校档案馆人事档案室。如果档案材料出现混装、漏装、错装，应及时联系就读学院进行调整、补充。

（3）遗留档案的处理。未派遣学生的档案由学院在装档结束后退回档案馆集中保管（附表4）；因西部计划等户档留校学生的档案由学院移交档案馆集中保管（附表4）；当年派遣但档案未寄送成功或接收单位退回的毕业生档案直接退回各学院学生科，由学院做好登记（附表3），联系并督促学生尽快办理档案转递。到当年12月1日前仍未办理妥投的毕业生档案，由学院造册后退回档案馆（附表4）。

 

成都理工大学档案馆

2019年6月11日