关于做好2026年归档工作的通知

各单位、各部门：

为进一步推进我校档案工作规范化、制度化建设，实现各类文件材料“应归尽归、应收尽收”，充分发挥档案工作服务学校高效能治理、支撑科学决策、助力资政育人的重要作用，按照《成都理工大学档案管理规程》（成理校发〔2024〕21号）的有关规定，现将2026年归档要求通知如下：

一、归档范围

在学校教学科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式（纸质、照片、视频等）的文件材料和实物均应归档保存。

各单位应特别重视收集学校在统筹推进教育、科技、人才“三位一体”，深化教育综合改革，紧扣“一融双高”发展主线和“高质量发展、高效能治理、高品质生活”三大目标，全面推进“双一流”建设，优势特色更加显著的高水平大学建设过程中形成的重要文件材料以及声像材料。具体的归档范围参考《成都理工大学文件材料归档范围及档案保管期限表》。

二、归档时间

1．2025年形成的文书类文件材料应在2026年6月30日以前完成归档工作；科研、产品等项目材料在项目完成后三个月内归档；设备项目材料应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档；基建项目材料在项目工程决算审计后三个月内归档；审计档案应在审计项目终结后五个月内归档；出版物书稿档案应在出版当年归档；会计档案应在会计年度终了后，由财务部门临时保管两年后移交。

2．2026年毕业的研究生、本科生、专科生的学籍卡应在各学院学年成绩上传完毕或教务管理系统暂停成绩上传后再生成打印，并在2026年11月30日以前完成归档工作。当年学籍中断的学生，其成绩单由教务处于次年3月30日前归档。宜宾校区办学专业的本科毕业生学籍卡归档，由宜宾校区牵头组织协同各学院共同完成。

3． 2026年6月授位的研究生学位材料应按要求规范整理后于当年11月30日前归档；2026年12月授位的研究生学位材料按要求规范整理后于次年3月30日前归档。

4．2026届毕业生的人事档案，主要包括：学生登记表、研究生报考材料、毕业生登记表、授位决议书、学籍卡、各类评定表、体检表、党（团）材料、奖励与处分材料等，按照毕业生档案转递要求办理。

5．2026年毕业生（含宜宾校区）合影照片（含电子版）应于10月30日前整理归档；重大活动中产生的照片、视频等声像材料应在活动结束后两个月内归档。

6．教职工的人事档案材料应在材料形成后的一个月内归档。

7．OA运行的电子公文，应当随办随归。

三、归档要求

1．各级领导要高度重视本单位、本部门的立卷归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归；兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，加强与档案馆的联系，保证本部门文件材料及时、完整归档。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2．依照《高等学校档案管理办法》，学校实行由文件材料形成部门（包括项目课题组）立卷归档的制度。各归档单位（课题组）将办理完毕需要归档的文件材料按照归档文件整理的方法和要求，科学组件（卷），规范整理并在档案管理系统录入后，移交给档案馆。归档具体流程参见附件1。

3．除OA运行的电子公文外，学校档案实行纸质和电子材料同步归档的制度。归档的电子文件必须采用通用的归档格式，可以是原生型电子文件转换的版式文件，也可以是扫描件（.PDF格式），要求与纸质文件内容一致，并准确挂接在对应的著录条目中。

4．各单位移交档案时，需打印移交清单两份（综合档案移交清单由档案管理系统自动生成；格式见附件2，人事档案移交清单格式见附件3）。清单经移交人及档案工作负责人签字、盖章后，随档案一同移交至档案馆，档案馆接收人核对无误并签字后接收档案，双方各执一份移交清单备查。

5．毕业生合影照片、学籍卡材料、研究生学位材料的归档要求，分别参见附件4、附件5和附件6。

6．各单位（部门）在归档过程中如有任何疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务指导服务。

四、归档联系方式

附件1：归档流程图；

附件2：综合档案移交清单；

附件3：人事档案移交清单；

附件4：关于毕业生集体合影照片归档的工作要求；

附件5：关于学籍卡材料归档的工作要求；

附件6：关于研究生学位材料归档的工作要求。

成都理工大学档案馆

2026年6月5日